Le délai
La convocation doit parvenir aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l'assemblée, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété. Le délai se compte à partir de la réception, pas de l'envoi : il faut donc anticiper le temps d'acheminement.
Ce que la convocation doit contenir
- Le lieu, la date et l'heure de l'assemblée.
- L'ordre du jour détaillé, résolution par résolution, avec le texte précis soumis au vote.
- La majorité applicable à chaque résolution (article 24, 25, 26 ou unanimité).
- Les pièces justificatives : comptes de l'exercice, budget prévisionnel, devis pour les travaux, contrats soumis à approbation.
- Le formulaire de vote par correspondance et les modalités de représentation par pouvoir.
Les modes d'envoi valables
Lettre recommandée avec accusé de réception, remise contre émargement, ou voie électronique si le copropriétaire a donné son accord exprès et que cet accord est consigné. L'e-mail simple, sans accord préalable, ne fait pas courir le délai.
Les erreurs qui coûtent cher
- Ajouter un point à l'ordre du jour le jour même : une résolution non inscrite ne peut pas être valablement votée.
- Oublier de joindre les devis pour des travaux soumis au vote.
- Ne pas mentionner la majorité applicable, ce qui fragilise le décompte.
- Convoquer par e-mail un copropriétaire qui n'a jamais donné son accord écrit.
Questions fréquentes
Quel est le délai légal de convocation d'une AG ?
21 jours au minimum avant la date de l'assemblée, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété. Le délai court à compter de la réception par le copropriétaire.
Un copropriétaire peut-il demander l'ajout d'un point à l'ordre du jour ?
Oui, à tout moment avant l'envoi de la convocation, par notification au syndic. Le syndic est tenu d'inscrire la question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée.
Que se passe-t-il si la convocation est irrégulière ?
Un copropriétaire opposant ou défaillant peut contester les décisions dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal. Une irrégularité de convocation est l'un des motifs d'annulation les plus fréquemment retenus.