Les 7 étapes
- 1
Vérifier que la copropriété s'y prête
Nombre de lots raisonnable, pas de salarié, pas de contentieux ni de travaux lourds en cours, et au moins un copropriétaire volontaire et disponible.
- 2
Trouver le candidat et constituer un binôme
Ne partez jamais seul. Un candidat syndic plus un conseil syndical de deux ou trois personnes évite que tout s'arrête pendant les vacances.
- 3
Faire inscrire la question à l'ordre du jour
La désignation du syndic doit figurer explicitement à l'ordre du jour de l'assemblée générale, avec le nom du candidat, la durée du mandat et les conditions (frais remboursés ou non).
- 4
Convoquer l'assemblée générale dans les délais
Respectez le délai de convocation prévu par vos statuts et la loi applicable, en joignant les projets de résolutions et les pièces annexes.
- 5
Voter la désignation en AG
Le vote se fait à la majorité requise par votre régime. Le procès-verbal doit mentionner le nom du syndic, la durée exacte du mandat et l'étendue de la mission.
- 6
Ouvrir le compte bancaire séparé du syndicat
Le compte est au nom du syndicat des copropriétaires, pas au nom du syndic. Jamais de fonds de la copropriété sur un compte personnel — c'est la faute la plus lourde et la plus fréquente.
- 7
Récupérer les archives de l'ancien syndic
Règlement de copropriété, état descriptif de division, PV d'AG, contrats, carnet d'entretien, comptes, soldes, contentieux. Faites un inventaire signé à la remise.
La liste des pièces à récupérer
- Règlement de copropriété et état descriptif de division
- Procès-verbaux des assemblées générales des dernières années
- Comptes annuels approuvés et situation de trésorerie à la date de reprise
- Liste des copropriétaires, tantièmes et coordonnées
- Contrats en cours : assurance, entretien, ascenseur, chauffage, nettoyage
- Carnet d'entretien de l'immeuble et diagnostics techniques
- État des impayés lot par lot et procédures en cours
- Identifiants d'immatriculation de la copropriété
Les erreurs qui coûtent cher
- Voter la désignation sans l'avoir mise à l'ordre du jour : la décision est contestable.
- Oublier de fixer la durée du mandat dans la résolution.
- Encaisser des appels de fonds sur un compte personnel.
- Reprendre la gestion sans état des impayés : vous héritez d'une dette invisible.
- Ne pas souscrire d'assurance responsabilité civile avant la prise de fonction.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour créer un syndic bénévole ?
Comptez six à dix semaines : quelques jours pour préparer l'ordre du jour, le délai légal de convocation de l'assemblée générale, puis deux à quatre semaines pour l'ouverture du compte séparé et la reprise complète des archives.
Faut-il l'accord de l'ancien syndic ?
Non. L'assemblée générale est souveraine pour désigner son syndic. L'ancien syndic a en revanche l'obligation de transmettre l'intégralité des archives et des fonds à son successeur.
Quelle majorité pour élire un syndic bénévole ?
La désignation du syndic se vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents. Si le score n'est pas atteint mais dépasse le tiers des voix, un second vote à la majorité simple peut souvent avoir lieu immédiatement — vérifiez la règle applicable à votre copropriété.