À quoi sert l'immatriculation
L'immatriculation inscrit la copropriété dans un registre public et lui attribue un identifiant unique. Cet identifiant est demandé lors des ventes de lots, des demandes d'aides aux travaux et par de nombreux financeurs et assureurs.
C'est aussi le point d'entrée statistique des pouvoirs publics pour repérer les copropriétés en difficulté.
Qui doit la faire
C'est le syndic en exercice — professionnel ou bénévole — qui procède à l'immatriculation et à sa mise à jour annuelle. Aucun copropriétaire ne peut le faire à sa place.
Les données à préparer
- Identité et adresse de la copropriété, nombre et nature des lots.
- Date du règlement de copropriété et date de construction de l'immeuble.
- Identité du syndic et type de mandat (bénévole ou professionnel).
- Données financières de l'exercice clos : budget prévisionnel, charges, impayés, fonds de travaux.
- Présence éventuelle de procédures ou d'arrêtés visant l'immeuble.
La mise à jour annuelle
Les données financières doivent être actualisées chaque année après l'assemblée générale d'approbation des comptes. Calez cette tâche juste après l'AG, tant que les chiffres approuvés sont sous la main : c'est le seul moyen fiable de ne pas l'oublier.
Ce que l'on risque en cas d'oubli
- Blocage ou retard de ventes de lots, le notaire réclamant l'identifiant.
- Inéligibilité à certaines aides et subventions pour travaux.
- Mise en demeure et, dans certains régimes, astreinte financière.
Questions fréquentes
Quand faut-il immatriculer la copropriété ?
Dès la première prise de fonction du syndic si l'immeuble n'est pas encore immatriculé, puis mise à jour chaque année après l'assemblée générale d'approbation des comptes, et à chaque changement de syndic.
Que faire si l'ancien syndic n'a jamais immatriculé l'immeuble ?
Il faut procéder à une première immatriculation en reconstituant les données à partir du règlement de copropriété, de l'état descriptif de division et des derniers comptes approuvés. Signalez le retard en assemblée générale et faites-le inscrire au procès-verbal.
L'immatriculation est-elle payante ?
La déclaration elle-même ne suppose pas d'honoraires pour un syndic bénévole : c'est du temps de saisie, pas une prestation facturée. Prévoyez une à deux heures pour la première déclaration.