Le calendrier annuel obligatoire
- Convoquer et tenir l'assemblée générale annuelle dans les délais statutaires.
- Établir les comptes de l'exercice et les soumettre à l'approbation de l'AG.
- Préparer et faire voter le budget prévisionnel.
- Appeler les provisions de charges aux échéances prévues.
- Mettre à jour l'immatriculation de la copropriété.
- Vérifier et renouveler les contrats d'assurance et d'entretien.
Les obligations permanentes
- Exécuter les décisions votées en assemblée générale, sans les réinterpréter.
- Tenir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.
- Conserver et tenir à jour les archives et le carnet d'entretien.
- Assurer l'entretien courant et la conservation de l'immeuble.
- Représenter le syndicat dans ses relations avec les tiers.
- Permettre aux copropriétaires d'accéder aux pièces justificatives des charges.
Jusqu'où va la responsabilité
Le syndic bénévole répond des fautes commises dans l'exercice de son mandat : retard fautif dans la convocation d'une AG, non-exécution d'une décision votée, défaut d'entretien à l'origine d'un sinistre, ou mauvaise tenue des comptes.
Le caractère bénévole peut être pris en compte dans l'appréciation de la faute, mais il n'exonère pas. C'est précisément pour cela que l'assurance responsabilité civile n'est pas optionnelle.
Ce qui protège en pratique
- Écrire et diffuser systématiquement : convocations, PV, décisions, relances.
- Faire valider les arbitrages sensibles par l'assemblée générale, pas seul.
- Conserver une trace horodatée des signalements et de leur traitement.
- Faire contrôler les comptes par le conseil syndical avant l'AG.
Questions fréquentes
Le syndic bénévole est-il personnellement responsable ?
Oui, il engage sa responsabilité pour les fautes commises dans l'exercice de son mandat, comme tout mandataire. Une assurance responsabilité civile adaptée à la fonction est indispensable avant la prise de poste.
Que risque un syndic qui n'exécute pas une décision d'AG ?
Il peut être mis en demeure par le syndicat, voir sa responsabilité engagée pour le préjudice causé, et être révoqué en assemblée générale. L'inaction prolongée est l'un des motifs de contentieux les plus fréquents.
Un copropriétaire peut-il exiger de voir les factures ?
Oui. Les copropriétaires ont un droit de consultation des pièces justificatives des charges, généralement dans une période encadrée avant l'assemblée générale d'approbation des comptes. Refuser cet accès est une faute.