Les obligations comptables
- Compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires — obligatoire, sauf dispense votée à l'unanimité pour les copropriétés de moins de 15 lots.
- Comptabilité d'engagement : les charges sont enregistrées à la date d'engagement, pas à la date de paiement.
- Annexes comptables normalisées présentées à l'assemblée générale.
- Conservation des pièces justificatives et mise à disposition des copropriétaires avant l'AG.
Construire le budget prévisionnel
- 1
Repartir des charges réelles des deux derniers exercices
Poste par poste : assurance, eau, électricité des communs, entretien, ascenseur, nettoyage, honoraires. Les moyennes sur deux ans lissent les incidents ponctuels.
- 2
Ajuster les postes connus
Renégociations de contrats, hausses annoncées, changement de prestataire, indexation des contrats de maintenance.
- 3
Ajouter le fonds de travaux
La cotisation annuelle au fonds de travaux est obligatoire pour la plupart des copropriétés et ne peut pas être inférieure au minimum légal rapporté au budget prévisionnel.
- 4
Voter le budget avant le début de l'exercice
Le budget doit être approuvé à la majorité de l'article 24 pour l'exercice à venir, ce qui suppose de tenir l'AG suffisamment tôt.
Appels de fonds et impayés
Les provisions sur budget prévisionnel sont exigibles le premier jour de chaque trimestre, sauf autre décision de l'assemblée. Un impayé se traite par une relance écrite immédiate, puis une mise en demeure : plus on attend, plus le recouvrement devient contentieux et coûteux pour tout le monde.
Questions fréquentes
Le compte bancaire séparé est-il obligatoire ?
Oui pour le syndicat des copropriétaires. Seules les copropriétés de moins de 15 lots peuvent en dispenser le syndic, par un vote à l'unanimité de l'assemblée générale.
Quand les provisions sont-elles exigibles ?
Le premier jour de chaque trimestre, ou à la date fixée par l'assemblée générale. Une provision non payée à échéance peut faire l'objet d'une mise en demeure après relance.
Le fonds de travaux est-il obligatoire ?
Oui pour la grande majorité des copropriétés à destination partielle ou totale d'habitation. La cotisation est votée chaque année et reste attachée au lot en cas de vente.